Incorporación empresarial
Esta guía describe el proceso completo de incorporación para despliegues empresariales de Gastro. Diseñada para operaciones de múltiples ubicaciones, proveedores de catering corporativo y servicios de alimentación institucional con sistemas ERP o TPV existentes.
Cronología de incorporación
La incorporación empresarial típica toma 2-3 semanas desde el inicio hasta el lanzamiento:
Semana 1 Semana 2 Semana 3
├─────────────────┼─────────────────┼─────────────────┤
Inicio Integracion Formacion Lanzamiento
│ │ │ │
├─ Planificacion ├─ Tecnico ├─ Chef ├─ Puesta en marcha
├─ Descubrimiento ├─ Mapeo datos ├─ Direccion ├─ Monitorizacion
└─ Configuracion └─ Pruebas └─ Soporte └─ Optimizacion
Fase 1: Inicio y planificación (Semana 1)
Taller de inicio
Duración: 2-3 horas
Asistentes:
- Patrocinador ejecutivo (tomador de decisiones)
- Gerente de cocina o jefe de cocina
- Contacto técnico de TI
- Responsable de marketing/comunicaciones
- Gerente de éxito del cliente de Eaternity
Agenda:
-
Objetivos del proyecto (30 minutos)
- Definir métricas de éxito (p. ej., "20% de reducción de emisiones en 6 meses")
- Establecer objetivos de KPI y cadencia de informes
- Alinear las expectativas de las partes interesadas
-
Descubrimiento técnico (60 minutos)
- Revisar sistemas actuales (ERP, TPV, gestión de recetas)
- Identificar fuentes de datos y formatos
- Discutir arquitectura de integración
- Evaluar calidad y completitud de datos
-
Planificación operativa (45 minutos)
- Mapear flujos de trabajo de cocina
- Identificar necesidades de gestión del cambio
- Planificar sesiones de formación para chefs
- Definir estrategia de comunicación con comensales
-
Cronograma del proyecto (15 minutos)
- Confirmar hitos y plazos
- Asignar responsabilidades
- Programar sesiones de seguimiento
Entregables:
- Carta del proyecto con objetivos y KPIs
- Plan de integración técnica
- Cronograma de formación y comunicación
Descubrimiento y evaluación
Tras el inicio, el equipo de Eaternity realiza:
Auditoría de sistemas:
- Documentar software existente (versiones, configuraciones)
- Revisar exportaciones de datos y documentación de API
- Evaluar calidad de datos (completitud, precisión, formato)
- Identificar puntos de integración y dependencias
Revisión de base de datos de recetas:
- Exportar datos de recetas de muestra
- Analizar convenciones de nomenclatura de ingredientes
- Identificar entradas problemáticas o ambiguas
- Estimar esfuerzo para mapeo de SKU
Entrevistas con partes interesadas:
- Chefs: Flujos de trabajo de planificación de menús, patrones de estacionalidad
- Compras: Datos de proveedores, información de origen
- TI: Infraestructura, seguridad, modelo de soporte
- Comunicaciones: Directrices de marca, mensajes de sostenibilidad
Evaluación de riesgos:
- Riesgos técnicos (compatibilidad de API, volumen de datos)
- Riesgos operativos (resistencia del personal, cambios de flujo de trabajo)
- Riesgos de datos (información faltante, problemas de calidad)
- Estrategias de mitigación para cada uno
Configuración de cuenta
Mientras el descubrimiento avanza, Eaternity aprovisiona:
- Entorno de producción - Tu instancia de Gastro para la organización
- Credenciales de API - Claves de acceso de producción y pruebas
- Cuentas de usuario - Niveles de acceso de administrador, chef y solo lectura
- Canal de Slack - Soporte y comunicación dedicados
- Repositorio de documentos - Espacio de trabajo compartido para artefactos del proyecto
Fase 2: Integración técnica (Semana 2)
Arquitectura de integración
Elige la arquitectura que se ajuste a tus necesidades:
Opción 1: Integración con socio de software
Si usas sistemas soportados (SAP, Delegate, Matilda):
Tu ERP/TPV → Conector de socio → API de Gastro → BD de resultados
↓
Informes + Etiquetas de menu
Beneficios:
- Integración preconstruida y probada
- Implementación de 1-2 semanas
- Soporte continuo del socio de software
Opción 2: Integración de API personalizada
Para sistemas propietarios o no soportados:
Tu sistema → Middleware personalizado → API de Gastro → Tu sistema
↓
Mostrar resultados
Beneficios:
- Control total sobre el flujo de datos
- Implementación flexible
- Integración directa con herramientas internas
Opción 3: Enfoque híbrido
Combinar procesos automatizados y manuales:
Recetas de alto volumen → API → Puntuacion automatica
Articulos especiales/estacionales → App web → Entrada manual
Beneficios:
- Lo mejor de ambos mundos
- Menor inversión inicial
- Escalado gradual
Mapeo de datos
Mapea tu base de datos de productos a los ingredientes de Gastro:
Paso 1: Exportar tus datos
Extrae de tu sistema:
- SKUs o IDs de productos
- Nombres/descripciones de productos
- Formulaciones de recetas actuales
- Unidad de medida
- (Opcional) Proveedor, origen, certificación ecológica
Ejemplo de exportación CSV:
SKU,Nombre_Producto,Categoria,UOM
10234,Carne picada de ternera ecologica,Carne,kg
10567,Espaguetis No. 5 Barilla,Pasta,kg
20891,Tomates Pelati ecologicos,Verduras,kg
Paso 2: Coincidencia de ingredientes
El equipo de Eaternity realiza la coincidencia inicial:
- Coincidencia automatizada - El algoritmo relaciona ~60-70% de los artículos
- Revisión manual - Revisión experta de casos ambiguos
- Validación del cliente - Tu equipo confirma las coincidencias
- Identificación de vacíos - Marcar entradas faltantes en la base de datos
Desafíos de coincidencia y soluciones:
| Desafío | Ejemplo | Solución |
|---|---|---|
| Productos específicos de marca | "Espaguetis Barilla #5" | Mapear a genérico "Pasta, trigo, seca" |
| Productos preparados | "Salsa de curry lista" | Descomponer en ingredientes base |
| Nombres regionales | "Calabacin" (ES) vs "Zucchini" | Usar mapeo de sinónimos |
| Grados de calidad | "Ternera Premium" | Mapear a estándar "Ternera" + modificador |
Paso 3: Crear tabla de mapeo
Construir una tabla de búsqueda para conversión automatizada:
{
"sku_mappings": [
{
"sku": "10234",
"product_name": "Carne picada de ternera ecologica",
"eaternity_ingredient_id": "ing_beef_ground_organic_ch",
"default_origin": "Suiza",
"organic": true,
"unit_conversion": {
"from": "kg",
"to": "g",
"factor": 1000
}
},
{
"sku": "10567",
"product_name": "Espaguetis No. 5 Barilla",
"eaternity_ingredient_id": "ing_pasta_wheat_dried",
"default_origin": "Italia",
"organic": false,
"unit_conversion": {
"from": "kg",
"to": "g",
"factor": 1000
}
}
]
}
Mas información sobre mapeo de SKU →
Desarrollo de la integración
Semana 2, Días 1-3: Desarrollo
Eaternity o tu equipo de desarrollo construye la integración:
- Autenticación - Implementar gestión de claves de API
- Extracción de datos - Obtener recetas de tu sistema
- Transformación - Convertir al formato de API de Gastro usando la tabla de mapeo
- Llamadas a la API - Enviar recetas para puntuación (procesamiento por lotes)
- Manejo de respuestas - Analizar resultados y almacenar puntuaciones
- Manejo de errores - Lógica de reintento, registró, alertas
Ejemplo de código de integración (Python):
import requests
import logging
class GastroIntegration:
def __init__(self, api_key, mapping_table):
self.api_key = api_key
self.base_url = "https://api.eaternity.org/v1"
self.mapping = mapping_table
def fetch_recipes_from_erp(self):
"""
Obtener recetas de tu sistema ERP.
La implementacion depende de tu sistema especifico.
"""
# Tu llamada a la API del ERP aqui
recipes = erp_client.get_active_recipes()
return recipes
def transform_recipe(self, erp_recipe):
"""
Transformar formato de receta del ERP al formato de API de Gastro.
"""
ingredients = []
for item in erp_recipe['items']:
# Buscar en la tabla de mapeo
mapping = self.mapping.get(item['sku'])
if mapping:
ingredients.append({
'name': mapping['eaternity_ingredient_id'],
'quantity': item['quantity'] * mapping['unit_conversion']['factor'],
'unit': mapping['unit_conversion']['to'],
'origin': mapping.get('default_origin'),
'organic': mapping.get('organic', False)
})
else:
logging.warning(f"No hay mapeo para SKU {item['sku']}")
return {
'name': erp_recipe['name'],
'servings': erp_recipe['servings'],
'ingredients': ingredients
}
def score_recipe(self, recipe):
"""
Enviar receta a la API de Gastro para puntuacion.
"""
url = f"{self.base_url}/recipes/score"
headers = {
'Authorization': f'Bearer {self.api_key}',
'Content-Type': 'application/json'
}
response = requests.post(url, headers=headers, json={'recipe': recipe})
response.raise_for_status()
return response.json()
def process_all_recipes(self):
"""
Flujo de trabajo principal de integracion.
"""
recipes = self.fetch_recipes_from_erp()
results = []
for erp_recipe in recipes:
try:
gastro_recipe = self.transform_recipe(erp_recipe)
score = self.score_recipe(gastro_recipe)
results.append({
'recipe_id': erp_recipe['id'],
'scores': score
})
# Actualizar ERP con puntuaciones
erp_client.update_recipe_scores(erp_recipe['id'], score)
except Exception as e:
logging.error(f"Error procesando {erp_recipe['name']}: {e}")
return results
Semana 2, Días 4-5: Pruebas
Fase de pruebas exhaustivas:
- Pruebas unitarias - Funciones individuales y transformaciones
- Pruebas de integración - Flujo de datos de extremo a extremo
- Pruebas de rendimiento - Velocidad de procesamiento por lotes y rendimiento
- Pruebas de casos límite - Datos faltantes, errores, recetas inusuales
Lista de verificación de pruebas:
- La autenticación funciona en pruebas y producción
- La transformación de recetas maneja todos los tipos de SKU
- El procesamiento por lotes se completa dentro del tiempo esperado
- El manejo de errores registra y reintenta apropiadamente
- Los resultados se almacenan correctamente en tu sistema
- Sin pérdida de datos o corrupción durante la transferencia
Validación de la integración
Antes del lanzamiento, valida con datos reales:
Validación de muestra (50 recetas):
- Seleccionar 50 recetas diversas (entrantes, platos principales, postres, bebidas)
- Procesar a través de la integración
- Revisar puntuaciones para precisión y consistencia
- El equipo de cocina valida la coincidencia de ingredientes
- Iterar en la tabla de mapeo según sea necesario
Criterios de aceptación:
- ✅ Precisión de coincidencia de ingredientes del 95%+
- Las puntuaciones se calculan en < 5 segundos por receta
- ✅ Cero errores críticos en las pruebas
- ✅ El equipo de cocina aprueba los resultados
Fase 3: Formación y capacitación (Semana 3)
Taller de formación para chefs
Duración: Medio día (4 horas)
Asistentes: Gerentes de cocina, jefes de cocina, planificadores de menús
Sesión 1: Comprender las puntuaciones (90 minutos)
-
Conceptos básicos de puntuación (30 min)
- ¿Que miden las puntuaciones climáticas?
- ¿Como se calculan las calificaciones (escala A-E)?
- ¿Que es el límite "de la cuna a la cocina"?
-
Puntuación práctica (45 min)
- Iniciar sesión en la app de Gastro
- Puntuar 3-5 recetas de tu menú
- Interpretar resultados y desgloses
- Comparar variantes de recetas
-
Preguntas y discusión (15 min)
- Abordar dudas y preguntas
- Aclarar metodología
Sesión 2: Manual del Chef (90 minutos)
-
Estrategias de reducción de impacto (45 min)
- Intercambios de proteínas orientados a lo vegetal
- Abastecimiento de productos de temporada
- Optimización de origen y transporte
- Ingredientes certificados (ecológico, regenerativo)
-
Ejercicio de optimización de recetas (45 min)
- Seleccionar 3 platos de alto impacto de tu menú
- Aplicar estrategias del manual
- Calcular nuevas puntuaciones
- Discutir viabilidad y aceptación por los comensales
Ver el Manual del Chef completo →
Descanso (30 minutos)
Sesión 3: Integración del flujo de trabajo (60 minutos)
-
Planificación de menús con Gastro (30 min)
- Como comprobar puntuaciones durante la planificación
- Establecer objetivos climáticos para menús
- Equilibrar el impacto entre períodos de comida
-
Comunicación y marketing (30 min)
- Usar el Eaternity Award para promoción
- Diseño y colocación de etiquetas de menú
- Códigos QR para información detallada de impacto
- Ideas de redes sociales y campañas
Entregables:
- Equipo de cocina formado y seguro usando Gastro
- 3 recetas optimizadas listas para pruebas
- Plan de acción para el lanzamiento del menú
Formación de dirección
Duración: 90 minutos
Asistentes: Gerentes de operaciones, responsables de sostenibilidad, ejecutivos
Temas:
-
Seguimiento de KPIs (30 min)
- Lectura de informes mensuales
- Comprender el análisis de tendencias
- Interpretación de comparación entre pares
- Establecer objetivos de mejora
-
Eaternity Award (20 min)
- Criterio del premio: calificación CO2 'A' (respetuoso con el clima)
- Comunicar el premio a los comensales
- Estrategias de comunicación con comensales
- Casos de estudio de otras organizaciones
-
Informes y gobernanza (40 min)
- Generación automatizada de informes mensuales
- Creación de informes personalizados para partes interesadas
- Integración en KPIs de sostenibilidad
- Plantillas de informes a nivel directivo
Formación de TI/soporte
Duración: 2 horas
Asistentes: Equipo de TI, administradores de sistemas
Temas:
-
Arquitectura del sistema (30 min)
- Visión general de la integración y flujos de datos
- Monitorización y registró
- Manejo de errores y alertas
-
Solución de problemas (45 min)
- Problemas comunes y resoluciones
- Procedimientos de escalado de soporte
- Acceso al soporte de Eaternity vía Slack
- Ventanas de mantenimiento y actualizaciones
-
Funciones avanzadas (45 min)
- Límites de tasa de API y optimización
- Configuración de webhooks para actualizaciones
- Generación de informes personalizados
- Exportación de datos y analítica
Fase 4: Lanzamiento y despliegue (Semana 3-4)
Lanzamiento suave
Comienza con un despliegue limitado:
Ubicación/menú piloto:
- Seleccionar 1-2 cocinas piloto o períodos de comida
- Activar el etiquetado de menú respetuoso con el clima
- Formar al personal de servicio en comunicación con comensales
- Monitorizar comentarios y preguntas de los comensales
Métricas a seguir:
- Tasas de selección de platos (respetuosos con el clima vs alto impacto)
- Preguntas y comentarios de los comensales
- Impactos en el flujo de trabajo de cocina
- Rendimiento técnico del sistema
Duración: 1-2 semanas
Lanzamiento completo
Despliegue a todas las ubicaciones:
Lista de verificación de lanzamiento:
- Todas las recetas puntuadas y calificaciones asignadas
- Integración funcionando correctamente (monitorización diaria)
- Equipos de cocina formados y seguros
- Etiquetas de menú diseñadas e impresas
- Códigos QR generados y probados
- Campaña de marketing preparada
- Anuncio de prensa (si aplica)
- Comunicaciones internas enviadas
Actividades del día del lanzamiento:
- Técnico: Monitorizar la integración para errores/problemas
- Operaciones: Los gerentes de cocina comprueban la visualización de puntuaciones de recetas
- Comunicaciones: Redes sociales y PR en marcha
- Soporte: Cobertura de soporte extra para preguntas
Soporte post-lanzamiento
Semana 1 después del lanzamiento:
- Reuniones diarias con los equipos de cocina
- Monitorizar métricas de rendimiento técnico
- Abordar problemas dentro del SLA de 4 horas
- Recopilar comentarios y sugerencias
Mes 1 después del lanzamiento:
- Llamadas de revisión semanales
- Generación y revisión del primer informe mensual
- Identificar oportunidades de optimización
- Planificar mejoras de la siguiente fase
Continuo:
- Llamadas de revisión de informes mensuales
- Revisiones de negocio trimestrales
- Soporte de optimización continua
- Actualizaciones de base de datos y recalculos
Precios
Para información actualizada de precios, consulta la página de Precios.
Métricas de éxito
Sigue estos KPIs para medir el éxito del programa:
Métricas operativas
Cobertura de recetas:
- Objetivo: 100% de los elementos activos del menú puntuados en 1 mes
- Medida: Número de recetas puntuadas / Total de recetas activas
Calidad de datos:
- Objetivo: 95%+ de precisión en coincidencia de ingredientes
- Medida: Ingredientes coincididos correctamente / Total de ingredientes
Tiempo de actividad del sistema:
- Objetivo: 99,5% de disponibilidad de API
- Medida: Llamadas a API exitosas / Total de llamadas a API
Métricas ambientales
Puntuación climática media:
- Objetivo: 10% de reducción en los primeros 6 meses, 20% en 12 meses
- Medida: CO₂eq medio por plato mes a mes
Platos Eaternity Award:
- Objetivo: 30% del menú logra calificación A (respetuoso con el clima)
- Medida: Número de platos con calificación CO2 'A'
Platos respetuosos con el clima:
- Objetivo: 10+ platos con calificación A en los primeros 3 meses
- Medida: Número de platos con calificación CO2 'A'
Métricas de negocio
Tasa de selección de comensales:
- Objetivo: 20-30% de aumento en pedidos de platos respetuosos con el clima
- Medida: Pedidos de platos con calificación A antes/después del etiquetado
Impacto de marketing:
- Objetivo: 5% de aumento en comensales motivados por sostenibilidad
- Medida: Encuestas a comensales, engagement en redes sociales
Neutralidad de costes:
- Objetivo: Sin aumento en el porcentaje de coste de alimentos
- Medida: % de coste de alimentos antes/después de la optimización
Desafíos comunes y soluciones
Desafío 1: Precisión en coincidencia de ingredientes
Sintoma: Muchos ingredientes no reconocidos o mal relacionados
Causas raíz:
- Nombres de productos específicos de marca
- Variaciones de idioma regionales
- Productos preparados/de conveniencia
- Ingredientes especiales inusuales
Soluciones:
- Crear tabla de mapeo detallada con SKU → ID de ingrediente
- Trabajar con Eaternity para añadir ingredientes faltantes (48h para Empresarial)
- Usar términos genéricos en lugar de nombres de marcas
- Descomponer productos de conveniencia en ingredientes base
Desafío 2: Resistencia del personal
Sintoma: Chefs reacios a usar el sistema o cambiar recetas
Causas raíz:
- Miedo a restricciones del menú
- Falta de comprensión de la metodología
- Preocupación por la aceptación de los comensales
- Percepción de carga de trabajo adicional
Soluciones:
- Enmarcar como herramienta de empoderamiento, no restricción
- Involucrar a los chefs temprano en el inicio y planificación
- Mostrar ganancias rápidas de intercambios simples
- Celebrar éxitos con el Eaternity Award
- Proporcionar formación a chefs enfatizando sabor y satisfacción del comensal
Desafío 3: Problemas de calidad de datos
Sintoma: Puntuaciones inexactas debido a datos faltantes/incorrectos
Causas raíz:
- Formulaciones de recetas incompletas
- Información de origen faltante
- Recetas obsoletas en la base de datos
- Unidades o cantidades incorrectas
Soluciones:
- Auditar base de datos de recetas antes de la integración
- Estandarizar formatos de recetas y requisitos
- Verificaciones regulares de calidad de datos (revisiones mensuales)
- Marcar y corregir problemas en la app de Gastro
Desafío 4: Problemas técnicos de integración
Sintoma: Errores de API, rendimiento lento, fallos de sincronización de datos
Causas raíz:
- Límite de tasa excedido
- Tamaños de lote grandes
- Conectividad de red
- Errores de autenticación
Soluciones:
- Implementar procesamiento por lotes apropiado (50-100 recetas máximo)
- Añadir lógica de reintento con retroceso exponencial
- Monitorizar límites de tasa en cabeceras de respuesta
- Usar entorno de pruebas para testing
- Contactar soporte de Eaternity para optimización
Próximos pasos después de la incorporación
Meses 2-3: Fase de optimización
Áreas de enfoque:
- Optimización de recetas - Reducir sistemáticamente los platos de alto impacto
- Planificación de menú estacional - Aprovechar la estacionalidad para puntuaciones más bajas
- Colaboración con proveedores - Trabajar con compras en datos de origen
- Engagement con comensales - Lanzar campañas de marketing
Meses 4-6: Fase de escalado
Áreas de enfoque:
- Ubicaciones adicionales - Desplegar en todas las cocinas
- Funciones avanzadas - Reglas de cálculo personalizadas, datos específicos de proveedor
- Automatización de informes - Integración con herramientas de BI
- Maximización de premios - Conseguir más platos con calificación A
Meses 7-12: Fase de madurez
Áreas de enfoque:
- Mejora continua - Seguir tendencias y establecer nuevos objetivos
- Innovación - Probar nuevas recetas e ingredientes de bajo impacto
- Liderazgo de opinion - Compartir historias de éxito publicamente
- Defensa - Influir en las prácticas de proveedores y del sector
Recursos de soporte
Canal de Slack dedicado
Los clientes empresariales reciben:
- Acceso directo a ingenieros de soporte de Eaternity
- SLA de respuesta de 4 horas durante horario laboral
- Alertas proactivas sobre problemas del sistema
- Notificaciones de actualizaciones de base de datos
Revisiones de negocio trimestrales
Llamadas de revisión cada 3 meses:
- Rendimiento frente a KPIs
- Oportunidades de optimización de menú
- Hoja de ruta de funciones y próximos lanzamientos
- Compartir mejores prácticas
Base de conocimientos
Acceso a:
- Documentación completa (este sitio)
- Tutoriales en video y webinars
- Casos de estudio de organizaciones similares
- Ejemplos de código de integración
Servicios profesionales
Soporte bajo demanda para:
- Consultoría de optimización de recetas
- Desarrollo de campañas de marketing
- Desarrollo de funciones personalizadas
- Sesiones de formación adicionales
Preguntas frecuentes
¿Cuanto tiempo hasta que veamos resultados?
La mayoría de las organizaciones ven impacto medible en 1-2 meses:
- Inmediato: Puntuaciones base e identificación de platos de alto impacto
- Semana 4: Primeras recetas optimizadas lanzadas
- Mes 2: 10-15% de reducción media de emisiones
- Mes 6: 20-25% de reducción con optimización sistematica
¿Podemos personalizar la integración?
Si - Los clientes empresariales pueden:
- Añadir reglas de cálculo personalizadas para proveedores específicos
- Crear plantillas de informes específicas de la organización
- Integrar con herramientas de BI (Tableau, Power BI, etc.)
- Desarrollar flujos de trabajo personalizados en la app web
¿Que pasa si nuestro ERP/TPV no es un socio listado?
Dos opciones:
- Integración de API personalizada - Construir usando nuestra API REST (contactar ventas para precios)
- Flujo de trabajo CSV manual - Exportar de tu sistema, importar a Gastro
La mayoría de sistemas modernos pueden integrarse vía desarrollo de API personalizada.
¿Como gestionamos los cambios de recetas?
La integración recalcula automáticamente cuando las recetas cambian. Las puntuaciones históricas se conservan para análisis de tendencias.
¿Podemos obtener datos específicos del proveedor?
Si - Los clientes empresariales pueden:
- Cargar informes de ACV de proveedores (si están disponibles)
- Trabajar con Eaternity para crear reglas de cálculo específicas de proveedor
- Usar anulaciones de origen para patrones de abastecimiento conocidos
¿Que formación esta incluida?
La incorporación estándar incluye:
- Taller de medio día para chefs
- Formación de 90 minutos para dirección
- Formación de 2 horas para TI/soporte
Formación adicional disponible como servicios profesionales.
¿Como gestionamos los ingredientes faltantes?
El soporte empresarial añade ingredientes faltantes en 48 horas. Proporciona:
- Nombre y descripción del ingrediente
- Origen típico y método de producción
- Cualquier dato de ACV disponible o especificaciones del producto
Documentación relacionada
- Inicio rápido de la API - Guía de integración para desarrolladores
- Mapeo de SKU - Mejores prácticas para mapeo
- Socios de software - Integraciones preconstruidas
- Informes mensuales - Seguimiento de KPIs e informes
- Manual del Chef - Estrategias de optimización de recetas